Copilot導入企業の課題解決事例：年間373時間削減した業務効率化コンサルティング

Copilot導入の課題と解決策

多くの企業がMicrosoft 365 Copilot（マイクロソフト スリーシックスティ コパイロット）のライセンスを導入しても、その活用が進まないという課題に直面しています。主な課題は以下の通りです。

• 議事録の要約やメール文面の下書きに留まり、用途が広がらない。
• 「どの業務でどう使うか」が社員個人の工夫に任され、成果に個人差が出る。
• 総務・管理部門などの定型業務でも、手作業が残っている。
• 具体的な時間削減効果が把握できていない。
• 現場では「今の業務のどこを置き換えるのか」が見えにくい。

これらの問題は、製品の性能や現場の意識ではなく、業務が「工程単位」で細かく分解され、AIが適用できる箇所が特定されていないことに起因します。

支援内容と具体的な削減効果

Irwin&co株式会社は、大手建設企業の総務部に対し、以下の4ステップでCopilot活用支援を実施しました。

1. 全業務の洗い出し: 総務課の全122業務を棚卸し。
2. 対象業務の選定: 頻度や年間業務時間からインパクトの大きい23業務を選定。
3. 業務手順の詳細ヒアリング: 各工程における作業内容、使用資料、所要時間を詳細に分解。
4. AI適用箇所の特定と実演: Copilotが適用できる工程のみを切り出し、実際の操作を実演して担当者が再現できるまで支援。

この結果、対象23業務全体で年間約1,842時間のうち、約373時間（20.3%）の削減に成功しました。新たなシステム導入や既存の承認フローの変更は一切行っていません。

■具体例：捺印請求のチェック業務

最も削減効果が大きかったのが、捺印請求の確認工程です。

• Before: 申請された捺印請求書と添付資料を目視で突き合わせ、代表者名・日付・住所の誤記や稟議（りんぎ：会議で決定すべき案件を関係者に回して同意を求めること）の要否を確認。年間600時間の作業が発生。
• After: AIがPDFを読み込み、代表者名、年度・日付、住所、稟議の要否の4項目を判断理由付きで自動判定。担当者はAIの判定結果を確認する役割に移行。既存の承認フローは維持したまま、年間155〜220時間（25.8〜36.7%）の削減を達成。

本支援が提供する5つの価値

1. 既存環境でのスタート: Microsoft 365環境があれば新規システム導入不要。
2. 「使える工程」の特定: 122業務から23業務、さらに工程単位でAI適用箇所を具体化。
3. 承認フローの維持: 既存のガバナンス（企業統治：組織を健全に運営するための仕組み）を変えずに業務改善を実施。
4. 具体的な効果測定: 年間373時間、20.3%という具体的な削減時間を提示。
5. 常駐型・実演による定着支援: 資料提供に留まらず、現場に常駐し実演を通じて担当者が業務で再現できるまで伴走。

参考リンク

• 元記事: https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000018.000167715.html
• Irwin&co株式会社: https://www.irwin-and-co.com/