AIがバックオフィス業務を自動化！無料レポート「そのAI、チャット画面で終わっていませんか？」公開

株式会社シクミは、管理部門（経理・総務・人事）を対象とした無料レポート『そのAI、チャット画面で終わっていませんか？』を公開しました。

レポート公開の背景：AI導入の課題

AIツールを導入した企業で、「チャットで質問して終わり」といった状況が発生し、AIを使うこと自体が新たな手間になっているケースがあります。これはAIの能力の問題ではなく、その「置き場所」（業務フローへの組み込み方）の問題であると指摘されています。

AIを単なる「道具」としてではなく、「人」のように業務に組み込むことで、業務効率化の大きな差が生まれるとしています。

レポートの主な内容と見どころ

このレポートでは、AIを業務に仕組み化するための具体的な内容が解説されています。

■1. 「チャットだけ使う人」と「業務で仕組み化する人」の3か月後の差

同じAIを契約していても、3か月後の業務状況には大きな違いが出ます。その分かれ道となるのは、以下の3点です。

• 仕事を任せる
• 働くきっかけを与える
• 報告のさせ方を決める

■2. バックオフィスの自動化事例

以下の3つのバックオフィス業務が、AIによってどのように自動で回るかを図解しています。

• ファイル名の整理: AIがファイルの中身を読み取り、日付、書類の種類、案件名などを含んだファイル名を自動生成します。
• 法改正・助成金情報の収集: AIが情報源を巡回し、自社の要件と照合・要約し、Slackやメールで自動通知します。人間はテーマ設定と最終的な対応判断のみ行います。
• 請求書処理: AIがメールから請求書を読み取り、発注記録と照合して処理データを作成します。人間は例外対応と最終承認のみ行います。

■3. 仕組み化に進めない「2つの理由」とその回避策

現場がAIの仕組み化を進められない根本的な理由を2つに絞り込み、その正体と回避策を解説しています。

■4. バックオフィス業務を仕組みにする4ステップ

以下の4つのステップでAIを活用した業務の仕組み化を進めることができます。

1. 対象を決める: 繰り返している業務（例：請求書の処理）を1つ選びます。
2. きっかけを決める: AIが動き出すトリガー（例：メール受信時）を設定します。
3. 受け渡しをつなぐ: 各工程でAIがどのように情報を受け渡し、処理を進めるかを設計します。
4. 回しながら整える: 実際に運用しながら改善を繰り返します。

■5. 判断軸とセルフチェック

チャット利用で十分な仕事と、仕組み化すべき仕事を見極める判断軸が提示されています。「1週間でAIを開いた回数が月に5回以上あるなら仕組み化の候補」といった具体的なセルフチェック項目も含まれます。

こんな方におすすめ

• AIを契約したが、一部の社員が調べ物に使うだけで止まっている
• チャットでのコピペ作業が手間になっている
• 「自社の業務のどこにAIを入れればいいのか」が分からない
• 担当者が変わるたびに、AIの使い方を教え直している

参考リンク

• 元記事: https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000014.000187773.html
• レポートダウンロードURL: https://script.google.com/macros/s/AKfycbyc_oraIlh8F9-_aA0-eRZJj8QF76OthHNqEKJWfilgNhSuIFJ3Hj2ruqYPyjqeFR_Cqw/exec?p=wp02-05